Как и у большинства людей, мои дни наполнены срочными, но часто тривиальными задачами.Unsplash Когда Бонни Уэр, медсестра паллиативной помощи, которая ухаживает за неизлечимыми пациентами в последние недели их жизни, спросила, о чем люди больше всего сожалеют, на это неоднократно приходили 5 ответов:
- Мне жаль, что у меня не хватило смелости прожить жизнь, верную себе, а не жизнь, которую от меня ожидали другие
- Я бы хотел, чтобы я не работал так усердно
- Мне жаль, что у меня не хватило смелости выразить свои чувства
- Хотел бы я оставаться на связи со своими друзьями
- Я бы хотел, чтобы я был счастливее
Я много думаю об этом списке, пока работаю.
Как и у большинства людей, мои дни наполнены срочными, но часто тривиальными задачами. Электронные письма. Встречи. Догонщики. Звонки.
Это похоже на выплату по кредитной карте с высокими процентами. Я работаю до мозга костей, но едва ли нарушаю принцип . Когда я вспоминаю, чего я добился значительного за определенную неделю, иногда даже в голову не приходит ни одна вещь. Как это случилось?
Во время выступления в Стэнфорде Фил Либин, генеральный директор Evernote, затронул именно этот вопрос, обсуждая, как отличить срочное от важного в вашей жизни:
Срочные задачи это задачи, которые нужно решать немедленно.
Это такие вещи, как телефонные звонки, задачи с приближающимися сроками и ситуации, когда вам нужно быстро реагировать. Ответ на электронное письмо, когда вам нужно это сделать, обычно является неотложной задачей.
Важные задачи - это задачи, которые способствуют достижению долгосрочных миссий и целей.
Это такие вещи, как книга, которую вы хотите написать, презентация, которую вы хотите сделать для продвижения по службе, и компания, которую вы планируете создать.
Проблема в том, что важные задачи обычно уступают место срочным. Итак, если у вас ограниченное количество времени в день, как можно выделить время для важных дел?
Используя матрицу решений, чтобы решить, что важно
Один из способов выяснить, что является наиболее важным, - использовать Матрица решений Эйзенхауэра : 
Когда вы это делаете, вы делаете выбор между важным и срочным.Jamesclear.com/Crew.co
Эта простая рамка, разработанная Дуайтом Эйзенхауэром, пятизвездным генералом армии США, верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, президентом Колумбийского университета и президентом США на два срока, разделяет задачи на простые категории:
В верхнем левом углу ( Важно и срочно ), вы можете помещать такие вещи, как кризисы, сроки и проблемы.
Правый верхний угол ( Важно и не срочно ) может состоять из таких вещей, как отношения, планирование долгосрочных проектов и отдых.
В нижнем левом углу ( Не важно и срочно ) может состоять из перерывов, встреч и действий.
В правом нижнем углу ( Не важно и не срочно ) может состоять из траты времени, приятных занятий и других тривиальных задач.
Убрать неважные, несрочные вещи довольно просто. Это вроде как и ежу понятно. Вы хотите проводить там как можно меньше времени.
Очевидно, что в первую очередь вам следует заняться важными и срочными делами.
Но как насчет расстановки приоритетов между двумя другими квадрантами? Вот тут все становится сложно.
Большинство людей по умолчанию сначала выполняют срочные задачи - проблема в том, что если вы всегда выполняете срочные задачи, вы не можете выполнять важные задачи .
Всегда возникают срочные задачи. И всегда будут более срочные задачи, чем вы успеваете выполнить, как бы вы ни старались.
Вы когда-нибудь говорили, [X] действительно важен, но у меня сейчас нет на него времени?
Когда вы это делаете, вы делаете выбор между важным и срочным. Лао-цзы говорит: «Время - вещь сотворенная». Сказать «У меня нет времени» - все равно что сказать: «Я не хочу».
Или, как выразился Пикассо, отложите на завтра только то, что вы готовы умереть, оставив незавершенным.
Как сделать важные задачи срочными
Самый простой способ убедиться в том, что важная задача срочна, - это дайте ему крайний срок .
Сроки - вот что делает срочные задачи срочными: тот факт, что вы должны решать их немедленно. Отсутствие сроков также часто делает важные задачи столь незначительными. Обычно это те вещи, к которым в конце концов можно добраться.
Например, вы должны заплатить арендную плату до конца месяца. Это крайний срок. По мере приближения этого срока задача становится все более актуальной.
С другой стороны, ваша цель обрести форму важна, но совсем не срочна. Ты имеют дойти до спортзала до конца месяца? Возможно нет.
Итак, первое, что вам нужно сделать, если вы хотите, чтобы важные задачи были выполнены, - это установить крайние сроки. Важная задача - это почти всегда огромный набор задач (часто они больше похожи на проекты), и для того, чтобы установить крайний срок, вам сначала нужно разбить его на более мелкие задачи и установить для них крайние сроки.
Мой любимый подход к этому исходит из Приступая к работе , в котором Дэвид Аллен спрашивает:
Какое следующее физическое действие вам нужно предпринять, чтобы добиться прогресса в решении этой задачи?
Это то, что вам нужно установить в срок.
Вот тут-то и возникает решающая часть, потому что недостаточно просто установить крайний срок.
Зачем нужны серьезные дедлайны
Второе качество срочных задач, делающее их срочными, - это то, что их сроки не подлежат обсуждению.
Если вы не уложитесь в срок, это повлечет за собой серьезные последствия.
Очевидно, почему это происходит с чем-то вроде неуплаты арендной платы. Сначала домовладелец позвонит вам и накричит на вас. Если вы чувствительны к социальному давлению, этого, вероятно, будет достаточно, чтобы вы вовремя заплатили арендную плату. В противном случае в конечном итоге вы попадете в суд и выселите, что для большинства людей достаточно серьезно.
Проблема с простой установкой сроков для важных задач в том, что они автоматически не становятся серьезными. Если я скажу, что мне нужно пойти в спортзал до конца недели, я не смогу уложиться в этот срок.
Так как же сделать дедлайны более значимыми? Вот несколько способов:
1. Сделайте это общедоступным
Один из способов сделать дедлайн более серьезным - объявить его публично. Когда вы публично отчитываетесь в срок, вы не можете обмануть только себя. Обратной стороной медали является то, что если вы устанавливаете дату публично, вам лучше убедиться, что вы действительно можете ее достичь. Нет ничего лучше стресса, связанного с необходимостью уложиться в срок, который вы слишком агрессивно для себя установили.
2. Создавайте награды и наказания.
Еще один способ сделать дедлайн более серьезным - назначить вознаграждение за его выполнение или наказание за промах. Установите этот набор наград и наказаний заранее и убедитесь, что вы не являетесь человеком, ответственным за его выполнение. Например, выпишите чек на 2000 долларов какой-нибудь политической организации, которую вы ненавидите, отдайте его своему другу и попросите его отправить его, если вы не уложитесь в срок.
3. Привлекайте других к ответственности
Когда речь идет о привлечении других (например, членов вашей команды) к ответственности за соблюдение сроков, важно, чтобы люди понимали, насколько важны для вас сроки. Вы не можете терпеть пропущенных сроков. А это означает, что вы на самом деле регистрируетесь и разговариваете с дискомфортом, когда срываются сроки. Если вы этого не сделаете, люди по понятным причинам будут считать, что дедлайны не так важны для вас, и их все чаще и чаще откладывают или пропускают.
4. Установите для себя постоянные напоминания.
Очень легко игнорировать крайний срок, если у вас нет постоянного напоминания. Срочные задачи часто имеют встроенные напоминания, например, когда ваш друг или супруга постоянно приставляют вас к чему-то. Для важных задач вы должны сами установить эти напоминания. Разложите липкие ленты вокруг стола. Установите календарные события или таймеры. Повесьте подпись у зеркала в ванной. Делайте то, что вам нужно.
*****
Кажется, это много работы? Ну, может быть, сначала. Но со временем это станет легче, и вы почувствуете, что меньше нервничаете.
У вас всегда будет достаточно срочных дел на целый день, неделю, год или даже всю жизнь. Но на что вам действительно следует тратить большую часть своей энергии, так это на выполнение важных дел, чтобы не оказаться со списком сожалений о вещах, на которые вы никогда не находили времени.
Джори Маккей редактор @CrewLabs , где этот пост первоначально появился . Хотите научиться быть лучшей версией себя? кликните сюда чтобы присоединиться к тысячам производителей и предпринимателей, которые еженедельно получают наши электронные письма о повышении вашего творческого потенциала и продуктивности.
