Многие электронные письма приходят не с той ноги.Козий фермер Джо / Flickr Многие люди, которых я не знаю, начинают электронное письмо с решительного приветствия. Надеюсь, с вами все в порядке. Мой обычный ответ: Да… Я не знаю вас, и я достаточно хорошо себя чувствую, чтобы удалить ваше письмо, не читая дальше.
И, судя по результатам неформального опроса, многие люди думают так же.
Кэтрин Хэмм, редактор отдела путешествий Лос-Анджелес Таймс , который получает бесчисленное количество предложений от потенциальных участников и агентов по связям с общественностью, а также боится получать, надеюсь, у вас хорошие электронные письма. По милости Божьей я здоров, но что, если бы я не был здоров? она спросила. Я уверен, что был бы так же зол ... Этим людям я говорю следующее: построение отношений означает помогать мне выполнять мою работу, а не спрашивать меня, как я. Это означает понимание моего рынка, а не попытки понять свою психику. Это означает выявление и удовлетворение моих журналистских потребностей, а не помощь в поиске моего личного центра.
Барбара Теслер, генеральный директор Teszler PR в Санта-Монике, Калифорния, говорит:Начинается я надеюсь, что это электронное письмо вас хорошо застанет прямо там с холодным звонком, который начинается Не вешайте трубку и не отправляйте по почте важную информацию, отмеченную красным на конверте (важная информация заключается в том, что вы были предварительно одобрены для получения кредита карта с компанией, о которой вам наплевать). Люди выбирают вариант «Надеюсь, у вас все хорошо», чтобы установить личную связь - это звучит так, как будто вы уже встречались с этим человеком, и игнорировать или отвергать кого-то, с кем вы встречались лично, более грубо, чем игнорировать незнакомца, которого вы я никогда не встречался, поэтому теоретически ваше письмо будет прочитано таким образом, но мне оно кажется надуманным и неискренним.
Майк Плаг, доцент кафедры коммуникации Манхэттенского колледжа, считает, что эти приветствия больше связаны с интерпретацией получателя, чем отправителя. Если кто-то напишет: «Я надеюсь, что у вас была отличная неделя» или «Я надеюсь, что вы хорошо себя чувствуете», есть вероятность, что у вас была ужасная неделя или что вы далеки от «хорошего», но признание нашего взаимного человечество - это реальное послание, а не какие-либо конкретные надежды, - говорит Плаг. Причина, по которой эти дружеские шутки могут показаться неискренними, заключается в том, что они смотрят на нас с белого экрана, который по своей сути безличен.
Подпишитесь на ежедневную рассылку Braganca 
Почтовый сервер показывает предупреждения о спаме или нежелательных письмах.Фото: Ян Уолди / Getty Images
По словам Макклейна Уотсона, директора программ делового общения в Школе менеджмента им. Навина Джиндала в UT Даллас, людям нужно взбодриться. Если предложение «Я надеюсь, что у вас все хорошо» в электронном письме вызывает у вас эмоциональную реакцию, то это предложение сделало свое дело, - говорит Уотсон. Тон большей части нашей ежедневной электронной почты носит процедурный, транзакционный характер и звучит так, как будто они были написаны зомби для зомби. Задача для тех из нас, как я, желающих написать электронное письмо для людей с бьющимся сердцем, состоит в том, чтобы найти способ установить сочувственную связь с читателем, чтобы наша электронная почта читалась человеческим голосом. «Надеюсь, у вас все хорошо» - возможно, не лучший способ достичь этой цели, но большую часть времени он работает достойно.
Эксперт по этикету Брук Стрейтон рекомендует писать электронные письма задом наперед. По ее словам, ваше первое предложение должно кратко изложить ваши потребности или цель электронного письма. Это позволяет кому-то с самого начала узнать, нужно ли срочно адресовать это электронное письмо, отправить в архив в качестве информационного или каким-либо другим способом. Если вы хотите добавить «тонкости», оставьте их на конец.
Джилл Типограф, соучредитель Карьера на раннем этапе , консалтинговая компания, помогающая молодым людям получить стажировку или первую работу, признает, что сразу начать бизнес сложно, поэтому важно найти правильный подход. Необходимо установить вашу личность и искренность. Нужно найти что-то комфортное и приемлемое с точки зрения подхода. По ее словам, это не универсальный подход. Все ситуации разные. Подход должен отражать рост и / или имидж, который вы можете найти в Интернете.
###
Идеальный голос: эффективные способы создания электронного письма
The Braganca попросил Джилл Типограф дать советы по улучшению электронной почты:
Я надеюсь, что это электронное письмо сочтет, что вы должны быть зарезервированы для телефонного звонка или последующего электронного письма после личного знакомства. Если вы еще не знаете этого человека, лучше использовать другой подход.
Подлинность должна быть реальной, иначе не идите по этому пути. Будьте профессиональны, а не случайны. Подумайте о покупке открытки: отправите ли вы чрезмерно рьяную или излишне искреннюю открытку незнакомому человеку?
Выбирайте консервативный подход. Начните письмо с Уважаемым господином / госпожой / доктором; переходите к личным именам только после установления отношений или взаимопонимания. Привет или привет - это слишком непринужденно. Используйте собственные имена: если их зовут Роберт, не называйте их Бобом в исходном письме.
Упоминайте реферера (если у вас есть его разрешение) - всегда начинайте с имени этого человека в теме и в первой строке. Это ваш актив. Уважаемый (пусто) - меня порекомендовал (пустой), который подумал, что с вами стоит связаться по поводу (пусто).
Подходите к людям, используя их отраслевой жаргон - люди в творческих сферах говорят одним языком, а представители банковского дела - другим. Но в любом случае не быть крайним. В разных отраслях действуют разные стандарты.
Используйте убийственную строку темы электронного письма - люди не станут читать фактическое письмо, если тема не находит отклика. Убедитесь, что он актуален, содержателен и дает кому-то повод открыть. В наши дни так много спама, поэтому упоминание общих интересов, альма-матер или человека, который вас порекомендовал, важно и ценно.
Отправьте дополнительное электронное письмо - первые электронные письма часто не читаются. Подчеркните: я надеюсь, что у вас отличная неделя, и я хотел ответить на мое электронное письмо на прошлой неделе.
Pet Peeves
Избегайте смайликов, так как они могут создать неверное первое впечатление.
Не упоминайте кого-либо без его разрешения.
Не назначайте человеку псевдоним. История: Недавний выпускник колледжа подошел к Джилл онлайн и сказал: «Привет, Джилли». «Никто не называл меня Джилли с детства, и только мой многолетний муж время от времени так ласково звал меня», - сказала она. Я был очень расстроен.
Тройное доказательство: неловко видеть орфографические ошибки и неправильное использование грамматики - особенно неправильное имя человека или название компании (подумайте о заявках в колледж, например, неправильном названии колледжа в эссе).
Не просите бесплатного совета или работы, не предлагая взамен чего-то ценного. Это слишком напористо и отталкивает.
